業務に影響を与えずスムーズに事務所引越しを行うためのコツと基本を解説！

事務所引越しは会社の業務に支障がでてきます。
なるべく支障を与えずに、引っ越しをするときのポイントは、引っ越し業者と細かい打ち合わせが重要となります。
事務所の社員もなるべく仕事をしつつ引っ越しの準備をしはじめることで、スムーズに引っ越し作業をすることができます。
仕事に使うものを最小限に残しておいて、その他はすべて箱詰めするなどすると業務を止めずに作業を行うことができます。
一般家庭と違って、事務所の移転は荷造りをする数が多いので、荷造りをするときのコツとして置き場所をダンボールに書いておくと、自分が使っていたものがどこにあるのかわからなくなることはないです。

業務に影響を与えずスムーズに事務所引越しを行うためのコツと基本を解説！

業務に支障をきたさないように、引っ越し作業をするコツとしては、事務所引越しをする日までに自分の周りの荷造りの他に、棚にあるものを整理して箱詰めしたりすることが必要となります。
荷物を箱詰めする時にはダンボールの側面に場所を番号で書いておいたりしておくといいです。
業務に支障をきたさないようにするには、事務所引越しにかける日数も最小限にしたいものです。
細かいものから先に運んで、棚やテーブルなどは最後に運ぶようにすると効率よく引っ越しができます。
どのような手順で運ぶのかは引っ越し業者との入念な打ち合わせが必要となります。

事務所引越しでやることをまとめたチェックリスト

会社は業務を進める中で現在の環境では効率が悪かったり、新たな業務を行なうような場合に作業者を増員したり機器を増やすと当然に手狭になり、事務所引越しで対応するケースが少なくありません。
ところが事務所引越しの場合は行っている業務を続けながら実施しなければいけないので、できるだけ短期間に早く終了させる必要があります。
そのため、実際に行動する前にチェックリストを作成し、その内容に従って無駄な作業を省いていくといった方法が効率的で最適です。
チェックリストは最初から最後までどのような段階を踏んでいくのか時間がある中で決められるので、事務所引越しを行いながら実施する際に発生する突発的なトラブルの対処を考えられるというメリットがあります。
大規模な移転では大なり小なり必ず問題が発生しますが、時間が限られている状況でのトラブル対応は致命的です。
やることを事前に決めていれば、そこから起きるであろう問題も事前に予測できますし、いきなり実行するよりも効率よく事務所引越しができるので、取り引きしている相手先への影響も軽減できます。

事務所引越しで重要な事前の段取り

事務所引越しでは事前の段取りが重要になってきます。
事務所引越しでは目標とする期限、即ち新しいオフィスへの移転が完了しそこで仕事を始める日付があるはずですが、その日から逆算する形で、いつまでに誰が何をするのかを決めておかないと作業はうまく進みません。
多くの場合、実作業は社員自身が行うのではなく引越し会社など委託先になるでしょうが、それも含めて人的工数とか予算は無限にあるわけではありません。
また、複雑に絡み合った一連のプロジェクトではよくあることですが、何かの作業を行おうと思えば、それに先立って別の作業が完了していなければ始めるに始められないといったこともあります。
引越し先で机や椅子などの什器を配置しようとすれば、什器自体を用意しておかなければならないのは当然ですが、どのように配置するのかのレイアウトが決まらないと作業できません。
全体作業を有機的に統合することが必要で、これが段取りとなります。

事務所引越しで発生する仲介手数料

事務所引越しで発生する費用には、引越し費用に加えてオフィス家具の購入にかかる費用、新事務所の内装にかかる費用や敷金、旧事務所の原状回復工事の費用の他に仲介手数料は発生してきます。
この費用は事務所引越しに伴い、新しい事務所を探す際に一般的に仲介業者を利用しますが、これは事務所の空室情報は日々刻々と変化するので、最新の空室情報を把握している専門業者に事務所探しを依頼することが最も効率的だといえます。
専門業者に紹介してもらった事務所に入居を決める場合に専門介業者に支払いをするのがこの費用になります。
この手数料は上限額が決められており、通常定められているのが月額賃料の一ヶ月分(税別)が上限で、月額賃料100万円の事務所なら1ヶ月分までの支払いが発生します。
ただし中外業者によっては費用を安くしてくれるケースや、支払う費用が0.5ヶ月分、もしくは無料で対応してくれるケースもあるので専門業者選びも非常に重要です。

事務所引越しを行うなら注意したいポイント

事務所引越しをしたい場合には、注意すべきポイントがいくつかあります。
引っ越しをする時にまずおこなう必要があるのは、現在使用している建物の契約を解除することです。
注意をする必要があるのは、契約の内容によっては、解除ができる時期が決められている場合があることです。
使用を止めたい日の半年前までに解除の申込をおこなうのが一般的ですが、契約の内容によってはそれ以外の条件が決められている場合もあるので、しっかりと確認しておく必要があります。
事務所引越しをする場合には、現在使用中の建物を原状回復してから貸主に返却しなければいけないことも、気をつけなければいけないことです。
原状回復とは建物を借りた時の状態に戻すことで、事務所を使用するために建物の一部をリフォームしている場合などには、返却するために再度工事をして、元の状態に戻すことが必要です。
こうした工事にかかる時間なども考慮して、引っ越しのスケジュールを決めるのが重要なポイントです。

事務所引越しの際に気をつけなくてはならない注意点

事務所引越しは、個人的に引越しをするのとは比べ物にならないほど大変です。事務所引越しの注意点は、移転前から手続きを行うことであり、消防署や法務局、税務署や都道府県税事務所など様々な場所に対して手続きを行わなくてはなりません。
法務局では登記申請書類を作成しますがその際に印鑑届出書や株主総会議事録、取締役会議事録が必要となります。
ここで登記申請を行わないと次の手続きに進まないので、早期に行わなくてはなりません。登記が完了次第、社会保険事務所や労働基準監督署などに出向き、移転を知らせます。
これらはいつでも行えば良いものではなく、期限が定められており、早ければ2週間以内に手続きを行うようになっていることもあります。
このほかインターネット回線会社へ変更手続きをすることも忘れずに行ってください。忘れがちなのが損害保険会社や共済関係、コピー機などをレンタルしているリース会社です。のちに変更することもできますが、一緒に行った方が忘れるミスを防ぐことができます。

事務所引越しの大切な準備と業者の決め方を紹介

事務所引越しを行う際に、通常業務に支障が出ないように、空き時間に事務所引越しを行う必要があります。自社の社員だけだと、忙しく残業となってしまう恐れがあるため、業者に依頼することをおすすめします。
業者の決め方として、事務所の引っ越しにも対応する専門業者への依頼をおすすめします。オフィス家具を使わない場合、オフィス家具の買取にも対応するなど、売って引っ越し費用を抑えていくことができるようになります。
大量にものがある場合でもオフィス移転に対応するところならスムーズに作業が完了します。事務所引越しでわからないこともスタッフに教えてもらえるため、初めてのことでも落ち着いて準備を行えます。
あまり引越しのことを周りの人に知られたくない場合でも、お客様情報をきちんと管理する企業なら、情報が洩れる心配がないです。
目立たないように丁寧かつ静かに作業を進めることができるなど、信頼できる業者選びは重要になります。

事務所引越しの準備の典型的なスケジュール

事務所引越し準備は6ヶ月ほど前から始めるのがベターです。6ヶ月前にやっておくべきことは、移転の方針を決定してスケジュールを決めることです。そして、契約解除の旨を伝え原状回復などの費用を確認します。
5ヶ月～4ヶ月前になったら、新しい事務所を見つけオフィスレイアウトを考案します。どのような家具や機材が必要かリストアップし、依頼する業者を決定しましょう。その後、契約や工事の手配を始めます。
2ヶ月前になったら、取引先などに移転先の連絡を行います。ホームページや社内書類の住所の変更なども、この時期に済ませておくのが賢明です。
事務所引越し当日は、業者に業務を任せ関係省庁に必要な書類を提出します。計画通りに進まないこともあるため、引越し計画は余裕をもってスケジューリングするのが良いでしょう。
特に内装工事などは、しっかり行っておかないと後でやり直しなど面倒なことになりかねません。業務にも支障が出るためきちんと確認しておくことが大事です。

事務所引越しにはどのようなメリットがあるのか？

事務所引越しには複数のメリットがあります。そのなかでも代表的なのは労働環境を改善できることです。事業が順調で人員が増加した場合、小さな事務所では手狭になってきます。動線やOA機器の配置などの面で困ることが多くなるでしょう。
より広い物件を見つけて移転すれば、そういった問題をうまく解消できます。従業員が通勤する際の負担を小さくできることも事務所引越しのメリットです。駅に近いところに移転すると、交通機関の利用が楽になり、その分だけ業務に取り掛かりやすくなります。
一般的な通勤ラッシュの時間帯でも混雑しにくく、体力を無駄に浪費することもありません。業務に対するモチベーションを高められるという利点にも注目してください。
堅苦しい昔ながらの事務所から、綺麗な観葉植物が似合う素敵な物件に移れば、それだけでやる気が出る従業員もいます。
環境によって出せる力も変わってくるため、このようなメンタル面に及ぼす効果も侮れません。

事務所引越しの際に起こりやすいトラブルは何

これから事務所引越しをしようと考えている企業が多くあると思われます。業務の効率化や社員のモチベーションを高めることができるなどのメリットがあるので賢明な選択です。
ただ、スムーズに終わればいいのですが、トラブルが生じてしまうケースがあるので気をつけてください。事務所引越しのトラブルで多いのは、計画通りに進まなくて、予定していた期間をオーバーしてしまうことです。
余裕を持ったスケジュールを組むことが必要ですし、顧客対応以外の社員は引越しに対応してもらうことをおすすめします。
一部の社員だけではどうしても時間がかかってしまうので、多くの社員で協力して進めた方が早く終わります。また、業者選びも重要です。
クオリティの低いところに依頼してしまうと、指示通りに運んでもらえなかったり、デスクや棚などに傷を付けられる可能性があります。
よくリサーチした上で、事務所引越しの実績が豊富な業者に依頼することが重要です。